Le contrat que chaque établissement accepte en ligne à l'ouverture de son espace : l'école reste maître des données de ses élèves, EMG les protège et ne touche jamais à l'argent des familles.
Version 2026-11
EMG DIGITAL SOLUTIONS, immatriculée au RCCM sous le n° RB/PNO/26 A 125505, IFU [ifu à compléter], dont le siège est à Porto-Novo, Ouémé, République du Bénin, représentée par Spéro FAIHUN, Fondateur et directeur général, ci-après « EMG » ;
et [Nom de l'établissement], représenté par [nom du représentant], [fonction], dûment habilité, ci-après « l'Établissement » ;
ensemble « les Parties ».
EMG édite et exploite Scolaris, plateforme en ligne de gestion scolaire et universitaire. L'Établissement souhaite l'utiliser pour gérer ses élèves ou étudiants. Les Parties conviennent que l'Établissement reste seul maître des données de ses élèves, étudiants, parents et personnels, et qu'EMG les traite uniquement pour son compte, conformément au Livre 5 de la loi n° 2017-20 du 20 avril 2018 portant Code du numérique en République du Bénin, telle que modifiée.
Le présent contrat fixe les conditions dans lesquelles EMG met Scolaris à la disposition de l'Établissement, et celles dans lesquelles EMG traite, pour son compte, les données à caractère personnel nécessaires au service.
3.1. EMG fournit à l'Établissement un espace Scolaris à son nom, accessible par internet, avec les modules qu'il active : inscriptions (y compris en ligne), élèves et familles, notes et bulletins ou résultats LMD, assiduité, discipline, santé et infirmerie, cahier de textes, scolarité et caisse, dépenses et paie, documents officiels, communication, archives.
3.2. EMG assure l'hébergement, la maintenance, les mises à jour, les sauvegardes et l'assistance (articles 10 et 15).
3.3. L'Établissement choisit librement les modules activés, les comptes créés et les informations saisies.
4.1. Le contrat prend effet à son acceptation en ligne pour l'année scolaire ou universitaire en cours. Il se renouvelle tacitement d'année en année, sauf dénonciation écrite par l'une des Parties au moins trente (30) jours avant la rentrée suivante.
4.2. Une période d'essai gratuite de 0 jours peut précéder le premier paiement ; les articles 7 à 14 s'appliquent dès le premier jour.
5.1. L'abonnement est fixé à 5 000 F CFA par élève ou étudiant inscrit et par an, dont 2 000 F CFA restent acquis à l'Établissement. L'Établissement verse à EMG 3 000 F CFA par élève ou étudiant inscrit et par an, selon les modalités affichées dans son espace (rubrique Abonnement).
5.2. Les frais d'envoi de SMS, s'ils sont activés par l'Établissement, sont facturés à part, au coût du fournisseur.
5.3. En cas de non-paiement à l'échéance et après la période de grâce annoncée, EMG peut limiter l'accès, sans jamais effacer les Données : elles restent conservées et l'accès est rétabli dès le paiement.
6.1. EMG ne reçoit, ne détient et ne gère aucune somme versée par les familles. Les frais de scolarité, d'inscription ou de services sont payés directement à l'Établissement, en espèces ou sur ses propres comptes (Mobile Money, banque).
6.2. Scolaris sert uniquement à enregistrer ces paiements, à émettre les reçus et à suivre les restes à payer. La vérification des paiements déclarés par les familles relève de l'Établissement.
6.3. EMG n'est pas responsable des litiges entre l'Établissement et les familles portant sur ces sommes.
7.1. Pour les Données enregistrées dans son espace, l'Établissement est responsable de traitement et EMG est sous-traitant.
7.2. EMG est responsable de traitement uniquement pour ses propres données de gestion : coordonnées des représentants de l'Établissement, facturation, assistance, journaux techniques de sécurité.
7.3. Les traitements, Données et personnes concernées sont décrits à l'annexe 1.
10.1. EMG prend des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, décrites à l'annexe 2.
10.2. EMG effectue une sauvegarde quotidienne des Données, dont une copie chiffrée est conservée hors du serveur principal.
10.3. EMG peut faire évoluer ces mesures sans jamais réduire le niveau de protection.
11.1. EMG informe l'Établissement au plus tard quarante-huit (48) heures après avoir pris connaissance d'une violation de données touchant son espace, en précisant autant que possible sa nature, les personnes et Données concernées, ses conséquences probables et les mesures prises.
11.2. EMG limite sans délai les effets de la violation et aide l'Établissement à informer, si nécessaire, l'APDP et les personnes concernées.
12.1. Les Données sont hébergées par [hébergeur des données à compléter], dans un centre de données situé : [pays du centre de données à compléter]. Les copies de sauvegarde sont conservées sur un espace distinct du serveur principal.
12.2. Si les Données sont hébergées hors du Bénin, EMG s'assure que ce transfert respecte le Code du numérique et accomplit les formalités requises.
12.3. EMG peut recourir à d'autres prestataires techniques (hébergement, envoi d'e-mails ou de SMS). Elle en communique la liste sur demande, leur impose des obligations de protection au moins équivalentes et reste responsable de leur respect.
12.4. EMG informe l'Établissement de tout changement d'hébergeur au moins trente (30) jours à l'avance ; l'Établissement peut alors résilier sans frais pour un motif légitime.
13.1. Scolaris relie, à l'initiative des utilisateurs et dans des cas limités, des établissements qui l'utilisent tous :
13.2. L'Établissement accepte ces échanges limités, nécessaires à la continuité de la scolarité. Chaque établissement reste responsable des Données qu'il reçoit.
14.1. L'Établissement peut à tout moment télécharger un export complet de ses Données, sans aucun mot de passe.
14.2. À la fin du contrat, l'espace est fermé aux Utilisateurs ; l'Établissement dispose de quatre-vingt-dix (90) jours pour demander un export complet.
14.3. Passé ce délai, EMG supprime les Données de ses serveurs puis, au fil de leur rotation, de ses sauvegardes, au plus tard six (6) mois après la fin du contrat, sauf obligation légale de conservation, et le confirme par écrit sur demande.
14.4. Les bulletins archivés ayant suivi un élève transféré dans un autre établissement Scolaris restent dans l'espace de cet établissement, qui en devient responsable.
15.1. EMG met tout en œuvre pour que Scolaris soit accessible en permanence (obligation de moyens) ; les maintenances sont autant que possible annoncées et faites hors des heures de cours.
15.2. EMG n'est pas responsable des interruptions dues au réseau internet, à l'électricité, aux opérateurs ou au matériel des Utilisateurs.
15.3. Assistance : +229 01 42 61 51 22 · contact@emgdigitalsolutions.bj.
16.1. Chaque Partie répond des manquements à ses propres obligations.
16.2. EMG n'est pas responsable des Données saisies par l'Établissement ou ses Utilisateurs, ni des décisions pédagogiques, disciplinaires ou financières prises par l'Établissement, même calculées ou proposées par Scolaris (moyennes, passages, renvois, conduite, paie), que l'Établissement vérifie et valide ; ni d'un accès obtenu avec des identifiants mal protégés ; ni d'un défaut de formalité incombant à l'Établissement.
16.3. Sauf faute lourde ou intentionnelle, la responsabilité totale d'EMG est limitée aux sommes versées par l'Établissement pendant les douze (12) mois précédant le fait générateur.
17.1. Les Données appartiennent à l'Établissement et, pour ce qui les concerne, aux personnes concernées ; EMG n'acquiert aucun droit sur elles.
17.2. Scolaris (logiciel, marques, contenus) reste la propriété exclusive d'EMG ; l'Établissement reçoit un droit d'utilisation personnel et non transférable pour la durée du contrat.
17.3. EMG peut produire des statistiques d'usage rendues anonymes, sans aucune information permettant d'identifier une personne ou un établissement.
Chaque Partie garde confidentielles les informations de l'autre connues au titre du contrat. Cette obligation survit cinq (5) ans à la fin du contrat, et sans limite de durée pour les Données personnelles.
Aucune Partie n'est responsable d'un manquement causé par la force majeure. Si l'empêchement dure plus de soixante (60) jours, chaque Partie peut résilier sans indemnité.
20.1. Le contrat est conclu par voie électronique : l'acceptation en ligne par le représentant de l'Établissement, enregistrée avec sa date, son heure, l'adresse IP et l'empreinte numérique du texte accepté, vaut signature et consentement de l'Établissement. EMG conserve cette preuve, et l'Établissement peut télécharger à tout moment le contrat signé par EMG et le certificat d'acceptation.
20.2. Le contrat est régi par le droit béninois. En cas de différend, les Parties recherchent d'abord une solution amiable pendant trente (30) jours ; à défaut, le litige est porté devant le Tribunal de commerce de Cotonou.
20.3. Toute nouvelle version du contrat est soumise à une nouvelle acceptation ; à défaut, la version acceptée continue de s'appliquer jusqu'à l'échéance annuelle.
| Personnes | Données | Finalité |
|---|---|---|
| Élèves, étudiants (souvent mineurs) | Identité, date de naissance, sexe, NPI, matricule, photo, classe, parcours | Inscription, suivi, documents, cartes |
| Élèves, étudiants | Notes, moyennes, bulletins, résultats, examens | Évaluation et passage |
| Élèves, étudiants | Absences, retards, discipline, renvois | Vie scolaire, information des familles |
| Élèves, étudiants | Santé : allergies, maladies, traitement, infirmerie | Sécurité de l'élève (données sensibles) |
| Parents, tuteurs | Nom, lien, téléphone, e-mail | Communication, espace famille |
| Élèves, parents | Frais, paiements, reçus, références Mobile Money | Suivi de la scolarité |
| Personnels | Identité, contact, rôle, emploi du temps, absences, rémunération | Organisation, paie |
| Tous les utilisateurs | Identifiant, mot de passe chiffré, journal des actions | Sécurité et traçabilité |
| Données | Durée |
|---|---|
| Bulletins, résultats, parcours, documents délivrés | Durée du contrat (archives scolaires) |
| Fiche santé, infirmerie | Jusqu'au départ de l'élève |
| Absences, discipline | Année en cours + 2 ans |
| Paiements, reçus, dépenses, paie | 10 ans (obligations comptables) |
| Dossiers d'inscription en ligne refusés | 6 mois après la réponse |
| Journaux de sécurité | 12 mois |
Si l'Établissement n'active pas le module santé, aucune donnée de santé n'est traitée.